LE CADRE.
L’AVENTURE.

Les Ultra Raids sont organisés par Ultra Raid des 3 Vallées ASBL (ULTRA RAID ASBL), dont le siège est situé Rue de la Corne 21, 5620 Flavion (Florennes), Belgique. Numéro d’entreprise BCE : 0707.634.301. Numéro de TVA : BE 0707.634.301. Contact : organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com. Le siège de l’association est distinct du lieu de chaque événement.

Ces conditions constituent le socle commun des raids VTT Ultra Raid Series. Elles sont complétées par les informations propres à l’épreuve choisie, sa fiche de format et le récapitulatif d’inscription. Les dates et lieux de l’édition figurent en tête de la page de l’épreuve. Les règles sportives, sanitaires et de sécurité impératives du pays d’accueil restent applicables.

La version communiquée lors de l’inscription fait partie du contrat. Une mise à jour ne modifie pas rétroactivement les droits déjà acquis. Toute évolution essentielle de la prestation est expliquée aux personnes concernées ; les ajustements nécessaires à la sécurité sont communiqués dès que possible.

L’inscription s’effectue sur la plateforme officielle Njuko accessible depuis le site de l’épreuve. Elle est nominative et personnelle. Le participant fournit des informations exactes, choisit un format adapté à sa préparation et vérifie son récapitulatif avant de commander. Les places sont limitées ; les quotas et les tarifs figurent dans le parcours d’inscription.

La fiche précise les caractéristiques essentielles : dates, lieu, format, mode Solo ou Duo, nature chronométrée ou non, conditions d’accès, services inclus et options. Les distances et dénivelés peuvent évoluer selon les autorisations et conditions du terrain ; les valeurs de référence et estimations sont identifiées comme telles.

Une inscription payante est confirmée après validation du paiement et envoi de la confirmation. Le récapitulatif et les conditions acceptées doivent être fournis sur un support conservable, notamment par e-mail. En l’absence de confirmation, contactez l’organisation avant de payer une seconde fois. L’inscription reste soumise aux justificatifs exigés pour prendre le départ.

Les prix sont exprimés en euros, taxes applicables comprises. Les tarifs peuvent évoluer selon les périodes annoncées. Le prix applicable est celui présenté lors de la commande. Pour une formule Duo, l’affichage précise si le montant est dû par personne ou pour les deux équipiers. Le format E-MTB est proposé en Solo uniquement.

Les frais de service Njuko s’ajoutent au prix de l’épreuve lorsqu’ils sont à la charge du participant. Leur montant, leur objet et leur bénéficiaire sont identifiés séparément avant validation. Le prix total à payer comprend les droits d’inscription, tous les frais obligatoires et les seules options expressément sélectionnées. Lorsque le montant d’un frais ne peut raisonnablement être calculé à l’avance, son mode de calcul est communiqué avant la commande.

Aucun supplément non annoncé ne peut être ajouté après validation. Les options payantes ne sont pas précochées. Les frais de plateforme correspondent à un service identifié et ne peuvent dissimuler une majoration appliquée uniquement parce que le participant paie électroniquement.

Paiement en ligne par carte bancaire via Njuko. Les réseaux de cartes et autres moyens effectivement acceptés sont affichés au début du parcours d’inscription.

Le paiement est traité par les prestataires de la plateforme et peut nécessiter une authentification bancaire. Aucun supplément ne peut être facturé du seul fait du recours à un moyen de paiement électronique. Le participant vérifie le total et valide une commande indiquant clairement l’obligation de paiement. La confirmation reprend l’épreuve, les options et les montants payés.

L’inscription à un raid organisé à une date ou pendant une période déterminée porte sur une activité de loisirs. Elle relève de l’exception prévue par l’article VI.53, 12° du Code de droit économique belge : le participant ne bénéficie pas du délai légal de rétractation de quatorze jours pour cette inscription. Cette information doit être présentée avant la commande.

Cette exception ne supprime ni les droits liés à l’inexécution de l’organisateur, ni les remboursements éventuellement dus selon les articles suivants. Elle ne s’étend pas automatiquement à l’achat distinct d’un bien, par exemple un vêtement non personnalisé : les droits et exceptions propres à cet achat restent applicables.

Les demandes de correction ou de changement de format sont à effectuer au plus tard vingt jours avant le début de l’événement. Au-delà, le traitement et la réimpression des supports ne sont plus garantis ; les droits légaux de rectification des données restent applicables. Un changement de format dépend des places disponibles et du respect des conditions de participation. Toute différence de prix et ses conséquences sont indiquées avant son acceptation.

Le transfert à une autre personne est autorisé uniquement via la plateforme officielle, jusqu’à la date limite annoncée lors de l’inscription. Il est soumis à des frais administratifs de 5 €. Tout autre frais obligatoire de transfert doit être annoncé avec le total avant validation. Le remplaçant fournit ses propres coordonnées et justificatifs et accepte le règlement. Le prêt ou la revente d’un dossard hors procédure sont interdits. Si l’outil de transfert est indisponible, contactez l’organisation avant toute cession.

Sous réserve des droits impératifs du participant, un désistement personnel ou une absence au départ ne donnent pas droit à remboursement. Un transfert peut être demandé selon les modalités de l’article précédent.

Une option annulation payante peut être proposée lors de l’inscription. Elle n’est acquise que si elle a été expressément choisie et réglée. Sa nature, les motifs couverts, les exclusions, les pièces nécessaires, son prix et son fournisseur sont présentés avant la souscription. Lorsqu’il s’agit d’un contrat d’assurance, les informations et conditions de l’assureur doivent être accessibles avant l’achat.

Pour l’option annulation Ultra Raid, la demande est adressée à organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com, avec pour objet « ANNULATION + numéro d’inscription », au plus tard dix jours ouvrables avant le début de l’événement, accompagnée du justificatif requis. Le participant n’envoie pas de dossier médical détaillé à une adresse générale ; les modalités sécurisées de transmission des pièces nécessaires lui sont indiquées.

Lorsque la demande relève de la couverture souscrite et est acceptée, le remboursement porte sur 100 % des droits d’inscription et des options couverts. Le prix de l’option annulation elle-même reste exclu selon les conditions présentées à la souscription. Les frais de service distincts déjà exécutés ne peuvent être retenus que si cette exclusion a été valablement annoncée et est légalement applicable. Aucun remboursement de tout motif n’est garanti par la seule souscription.

L’organisation peut adapter le tracé, neutraliser une portion, interrompre ou annuler une étape lorsque la sécurité, une décision de l’autorité compétente ou une impossibilité d’exécution le justifie. Les raisons et les conséquences sont communiquées dès que possible. Une modification essentielle de la prestation ne peut être imposée en supprimant les droits du participant.

En cas d’annulation définitive avant le départ, les sommes correspondant aux prestations non exécutées sont remboursées. En cas de report, le participant peut accepter la nouvelle date ou demander le remboursement des prestations non exécutées ; un avoir n’est pas imposé sans son accord. En cas d’interruption après le départ, le traitement tient compte des prestations effectivement fournies, de la partie non exécutée et des règles applicables.

Une force majeure doit être appréciée selon les circonstances réelles ; elle ne résulte pas de la seule déclaration de l’organisateur. Elle peut exclure une indemnisation complémentaire sans autoriser la conservation automatique du prix de prestations non exécutées. Les frais Njuko perçus comme composante de ce prix suivent son traitement. Le prix d’un service distinct déjà exécuté par un prestataire dépend de ses conditions valables et des droits impératifs du participant. Les modalités et délais des remboursements dus sont communiqués sans retard injustifié.

Le raid VTT à étapes comporte les formats S, M, L et XL, en Solo ou Duo, ainsi qu’un format E-MTB en Solo uniquement. La fiche de la formule précise si elle est chronométrée ou non compétitive. Les formules compétitives donnent lieu aux classements par étape et au classement général prévus pour l’édition. Les critères, catégories et éventuelles règles du challenge Series sont communiqués avant la compétition.

L’accès est ouvert aux licenciés et non-licenciés remplissant les conditions de leur formule. L’âge minimum de référence est de seize ans ; une limite supérieure peut s’appliquer selon le format et les règles sportives. Les mineurs doivent disposer d’une autorisation parentale et de l’accompagnement requis. Les documents de licence ou de santé exigibles dépendent du pays, de l’âge et du caractère compétitif de la formule ; les précisions locales complètent cet article.

Chaque participant reste tenu d’évaluer son aptitude à un effort physique et technique important. Les deux membres d’un Duo sont inscrits nominativement. Les modalités de pointage et de classement des équipes sont précisées avant le départ. Une assistance électrique doit toujours être déclarée ; elle n’est pas admise dans les catégories VTT musculaire.

Le retrait des dossards a lieu le vendredi, selon les horaires du programme et du guide RACEPOCKET. Le participant présente les documents demandés et vérifie ses informations. Sa plaque de cadre doit être visible sur le cintre. Le bracelet d’identification remis à l’accueil est porté pendant l’événement. Les accompagnants déclarés reçoivent le bracelet correspondant aux prestations réservées.

Le matériel confié par l’organisation — puce, tracker GPS ou autre dispositif réutilisable — est utilisé et rendu selon les modalités communiquées lors de sa remise. Tout dépôt de garantie ou frais de non-restitution doit avoir été annoncé avant son acceptation.

Les parcours sont balisés normalement par l’organisation. Les traces GPX officielles sont également mises à disposition ; un GPS est fortement recommandé en complément du balisage. En cas de doute ou de différence avec une ancienne trace, les indications actualisées de l’organisation et les consignes de sécurité prévalent. Les traces peuvent être ajustées pour des raisons de météo, de travaux, d’autorisations ou de sécurité.

Les chemins et sentiers peuvent rester ouverts à la circulation et à d’autres usagers. Tous les carrefours ne sont pas gardés. Le participant respecte le Code de la route, les propriétés traversées, la signalisation et les autres personnes. Il adapte sa vitesse et ne bénéficie d’aucune priorité non expressément organisée.

Seuls les véhicules officiels autorisés par l’organisation peuvent accompagner la course. Les assistants n’empruntent pas le tracé en véhicule et interviennent uniquement dans les zones indiquées dans le guide ou le Roadbook Assistants.

Chaque participant se présente à l’heure et passe sous l’arche de départ pour le check-in électronique. Il passe sous l’arche d’arrivée de chaque étape pour son check-out. Un défaut de pointage doit être signalé immédiatement au chronométrage ou au PC course ; la poursuite ou le classement peuvent être refusés après vérification.

Des barrières horaires peuvent être prévues. Leurs lieux et heures sont communiqués avant l’étape. Les participants hors délai suivent les consignes : itinéraire de repli, arrêt ou retour encadré selon les dispositions annoncées. La direction de course peut également interrompre la progression d’une personne pour un motif de sécurité, indépendamment du classement.

Tout abandon doit être signalé sans délai au PC course et confirmé au check-out d’arrivée. Ne quittez pas l’événement sans que votre arrêt soit enregistré. En cas d’accident, alertez le numéro indiqué sur la plaque ou le 112 ; en France, le 15 peut également être joint pour une urgence médicale. Portez assistance sans vous mettre en danger.

Un abandon provisoire peut permettre de reprendre l’étape suivante après accord de la direction de course et vérification de l’aptitude ; les conséquences sur le classement sont précisées. Le transport de retour dépend des possibilités opérationnelles, en dehors des obligations de secours. Un abandon définitif ne crée pas de droit à une logistique de séjour ou à un transport privé non prévu dans la prestation.

L’absence de signalement peut provoquer des recherches inutiles. Aucun forfait automatique de 100 € n’est appliqué. Des frais de recherche injustifiée ne peuvent être réclamés que dans les conditions légalement admissibles, sur justification d’une faute, d’un préjudice et d’un lien entre les deux, avec possibilité de contestation. Cette règle ne doit jamais dissuader d’appeler les secours.

Chaque participant dispose d’un vélo adapté et en bon état ainsi que du matériel obligatoire : • casque homologué, correctement attaché ; • couverture de survie ; • téléphone chargé et opérationnel, avec le numéro du PC course ; • nécessaire de réparation et mini-trousse de premiers secours ; • vêtements adaptés aux conditions : protection imperméable, couche chaude et gants ; • pour une étape nocturne : éclairage avant et arrière fonctionnel, autonomie suffisante et gilet réfléchissant.

La plaque, le bracelet et les dispositifs de pointage fournis sont portés selon les consignes. Les contrôles de matériel peuvent conditionner l’accès au départ ou la poursuite. Toute adaptation nécessaire à la météo est communiquée avant l’étape.

Les coureurs sont en semi-autonomie : ils prévoient eau, alimentation et équipement entre deux ravitaillements. Le nombre et l’emplacement des ravitaillements dépendent de l’étape et du format et figurent dans les informations officielles.

Aucun déchet ne peut être abandonné. Il est conservé jusqu’aux poubelles des ravitaillements ou de l’arrivée. Il est interdit de couper volontairement le parcours, de dégrader les milieux naturels ou d’endommager les propriétés. L’assistance extérieure est limitée aux zones autorisées.

Un raccourci volontaire, une fraude, un jet volontaire de déchets, une assistance interdite procurant un avantage ou un comportement dangereux peuvent entraîner la disqualification. Un matériel de sécurité manquant peut entraîner le refus de départ ou l’arrêt jusqu’à mise en conformité. Le refus persistant d’une consigne de sécurité peut entraîner la mise hors course.

Des contrôleurs sont présents. La direction de course apprécie les faits, motive la sanction et recueille les explications du participant dès que les circonstances le permettent. Une mesure immédiate peut être prise pour protéger les personnes. Les contestations sont adressées à la direction de course, sans suppression des voies de recours légales.

Le format E-MTB est réservé aux vélos à assistance électrique conformes à la réglementation applicable. Les speed-pedelecs et les dispositifs débridés sont interdits. L’assistance est déclarée à l’inscription et le participant respecte la vague et le parcours dédiés. Le format E-MTB n’est pas proposé en Duo.

Le participant prévoit une autonomie suffisante. Il n’y a pas de recharge sur le parcours, sauf service expressément annoncé. Un dépôt de seconde batterie peut être proposé selon les modalités du guide ; il ne doit pas être présumé disponible. Les batteries sont identifiées, en bon état et manipulées selon les consignes du fabricant et de l’organisation.

Les contrôles techniques sont possibles. Une fraude ou un refus de contrôle peut conduire à l’exclusion de la formule ou à la disqualification. Fair-play et respect des autres usagers s’imposent.

Les Ultra Raids proposent un village d’accueil et les services détaillés dans la formule réservée. Le parc VTT est réservé aux coureurs identifiés par leur bracelet et leur plaque. Les accompagnants n’y ont pas accès. Un antivol personnel est obligatoire. Les réparations sont réalisées dans la zone prévue, pas à l’intérieur du parc. Un parc surveillé ne constitue pas une assurance contre le vol.

Un espace bagages peut être utilisé selon les horaires et modalités du site. Les objets de valeur ne doivent pas y être déposés. Le participant identifie ses affaires. Les responsabilités légales de l’organisation en matière de garde et de sécurité restent applicables.

Les services de récupération, notamment les massages, sont accessibles selon les créneaux, capacités et conditions annoncés. Les éventuelles contre-indications sont signalées au professionnel concerné ; une prestation de récupération ne remplace pas une prise en charge médicale.

Le village dispose des services de lavage et d’assistance mécanique annoncés pour l’édition. Les pièces, les opérations facturées et les éventuels services supplémentaires sont annoncés avant intervention. Le participant reste responsable de l’entretien et de la conformité de son vélo.

La disponibilité d’une pièce ou d’un vélo de remplacement n’est pas garantie. Une location de dépannage peut être proposée selon les possibilités et sur accord préalable sur le prix et les conditions. Les consignes de lavage, d’accès et de protection de l’environnement doivent être respectées.

Les ravitaillements du parcours sont distincts des repas du village. Les petits-déjeuners, dîners et formules traiteur sont inclus uniquement lorsqu’ils figurent dans la prestation réservée ; les autres sont des options. Les horaires, réservations et informations sur les allergènes sont communiqués par l’organisation ou le prestataire concerné.

Les accompagnants déclarés accèdent aux repas et zones correspondant à leur formule et à leur bracelet, sans accès au parc VTT. Les consignes du village leur sont applicables.

Les règles d’hébergement, de bivouac et de navettes dépendent du lieu et sont indiquées dans les dispositions locales. Un Hôtel Package éventuel fait l’objet d’un descriptif et de conditions propres avant réservation. Les droits impératifs applicables à une combinaison de prestations de voyage restent réservés ; le présent règlement ne les remplace pas.

L’organisation dispose d’une assurance responsabilité civile pour l’événement. Les conditions de couverture peuvent être demandées. Elle ne constitue pas une garantie générale de remboursement des dommages au vélo, de vol ou de blessures. Chaque participant vérifie sa couverture personnelle pour le VTT, la compétition lorsqu’elle est choisie, les dommages corporels, le matériel et l’assistance.

Le VTT en milieu naturel comporte des risques de chute, de terrain technique, de fatigue et de variations météorologiques. Le participant adapte son allure, respecte les consignes et prépare son équipement. Cette reconnaissance des risques ne constitue pas une décharge générale de responsabilité.

La responsabilité de l’organisateur n’est pas plafonnée automatiquement au prix du dossard. Aucune clause n’exclut les responsabilités légalement non excluables, notamment en cas de faute intentionnelle, de faute lourde, de manquement à une obligation essentielle ou de dommage corporel imputable à l’organisation.

Ultra Raid des 3 Vallées ASBL (ULTRA RAID ASBL) est responsable des traitements nécessaires à l’organisation de l’événement. Contact pour les données : organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com. Les informations d’inscription, coordonnées, choix de formule, paiement et échanges servent à exécuter le contrat et à gérer l’événement. Les justificatifs administratifs et comptables sont traités pour les obligations légales ; les mesures de sécurité et les archives sportives limitées peuvent relever d’un intérêt légitime.

L’accès est limité aux personnes habilitées et aux prestataires concernés : inscription Njuko, paiement, chronométrage, RACEPOCKET lorsqu’il est utilisé, secours et assistance. Les données médicales ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées selon la finalité et le cadre légal applicable. Un questionnaire de santé ne justifie pas l’envoi de diagnostics à une boîte générale. Le participant informe son contact d’urgence de la communication de ses coordonnées.

Les messages nécessaires à l’inscription, au programme et à la sécurité sont distincts de la prospection. Une newsletter facultative repose sur un choix séparé et permet la désinscription. Les coordonnées ne sont pas transmises aux partenaires pour leur prospection sans fondement approprié et information préalable.

Les données sont conservées pendant la gestion de l’inscription et le suivi nécessaire de l’édition, puis supprimées ou anonymisées, sauf durée légale ou conservation justifiée pour un litige. Les pièces comptables suivent leurs délais légaux et les résultats peuvent former une archive sportive limitée. Les durées détaillées et les éventuels transferts hors Espace économique européen sont précisés dans la notice du service de collecte.

Dans les conditions du RGPD, la personne peut demander accès, rectification, effacement, limitation ou portabilité, s’opposer à certains traitements et retirer un consentement sans affecter les traitements antérieurs. Certaines données doivent rester conservées pour respecter une obligation légale. Une réclamation peut être adressée à l’Autorité de protection des données belge ou à l’autorité compétente de son lieu de résidence.

Des photographies et vidéos d’ambiance peuvent être réalisées pendant l’événement pour en rendre compte. Les personnes sont informées de la captation. Pour un portrait individualisé utilisé dans une campagne promotionnelle ou un témoignage, une autorisation spécifique est demandée lorsque nécessaire ; l’acceptation du règlement ne vaut pas autorisation illimitée d’exploiter l’image, le nom ou la voix. Les demandes relatives à une image peuvent être adressées à organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com. Les mineurs font l’objet d’une attention particulière et des autorisations requises de leur représentant légal.

Les résultats publics sont limités aux informations sportives nécessaires : identité sportive, catégorie, dossard, temps et classement. Les coordonnées privées et données médicales ne sont pas publiées.

Si un suivi GPS est proposé ou imposé pour la sécurité, ses modalités, destinataires, base juridique et durée sont expliqués avant activation. Le suivi opérationnel de sécurité est distinct d’un suivi public facultatif. Le présent règlement n’autorise pas à lui seul une diffusion publique permanente de la position.

Pendant l’épreuve, les réclamations sportives sont adressées à la direction de course. Après l’événement, contactez organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com ou écrivez à Ultra Raid des 3 Vallées ASBL (ULTRA RAID ASBL), Rue de la Corne 21, 5620 Flavion (Florennes), Belgique, en indiquant l’épreuve et la référence d’inscription. Une demande dans les trente jours facilite son examen ; ce délai n’éteint pas les droits légaux ni les délais de prescription.

Les conditions relèvent du droit belge, sans priver le consommateur des protections impératives qui lui sont applicables. Les règles obligatoires du pays d’accueil régissent notamment la sécurité, la circulation et les conditions sportives locales.

Après une première réclamation non résolue, le consommateur peut solliciter le Service de Médiation pour le Consommateur en Belgique, selon sa compétence, ou le Centre Européen des Consommateurs pour un litige transfrontalier. La médiation ne prive pas du droit de saisir les juridictions légalement compétentes ; aucune compétence exclusive n’est imposée au détriment des droits du consommateur.